Kuinka yrittäjänä ja työntekijänä saavuttaisi hallinnan tunteen töiden kaatuessa niskaan jatkuvana vyörynä? Jopa satoihin, päivittäisiin sähköpostiviesteihin vastaaminen voi olla todellisuutta monille. Miten yrittäjä voisi pitää työmääräänsä hallinnassa, kun tuntuu, että ei ole varaa olla reagoimatta yhteenkään tilaukseen, valitukseen tai vaatimukseen?
Monet ovat tottuneet tekemään tehtävälistoja, jotka eivät kuitenkaan yleensä ilmaise sitä todellista työtä, miten niiden tekemiseen vaaditaan. Tärkeintä olisi tietää, kuinka asian eli projektin tulisi seuraavaksi edetä. Projektia ei voi sinällään tehdä – vain siihen liittyviä toimia voi tehdä. Suurin osa niistä kestää vain lyhyen aikaa, muutamia minuutteja. Sen jälkeen projekti on alkanut edetä hieman eteenpäin. Asioihin tulee saada selvyyttä heti niiden ilmaannuttua, eikä vasta lopussa, kun ongelmat ovat alkaneet jo kasautumaan.
Hallinnan tunnetta kasvattaa se, että kaikki tarvittavat asiat kerätään jonnekin muualle kuin omaan mieleen. Tähän tarvitaan seuraavia apuvälineitä: säilytyslokero, paperiset muistiinpanovälineet, sähköiset muistiinpanovälineet, sanelulaite tai muita auditiivisia välineitä,sähköposti ja esimerkiksi Siri apuna suullisen viestinnän työkaluna ja tiedon käsittelyssä. Kaikki epäselvät ja keskeneräiset asiat säilötään siis keräysjärjestelmään – ei omaan päähän.
Keräysjärjestelmiä ei saa olla määrällisesti liian montaa. Ne täytyy myös tyhjentää säännöllisesti. Tyhjentämisellä ei kuitenkaan tarkoiteta sitä, että asiat täytyisi tehdä loppuun, vaan niitä arvioidaan uudelleen ja prosessoidaan.
Kun mietitään käsillä olevaa projektia, tulee pohtia ensiksikin, voiko asialle tehdä jotakin vaiko ei. Jollei se vaadi toimia, asia voidaan laittaa roskakoriin. Toinen vaihtoehto on, että se laitetaan hautumaan, koska sillä voi ehkä myöhemmin tehdä jotakin. Kolmas vaihtoehto on, että kyse on tiedosta, jota voi käyttää myöhemmin hyödyksi.
Mikäli asia vaatii toimia, kysy itseltäsi mihin tulokseen tai asiaan olet sitoutunut ja listaa asia omaan projektilistaasi. Toiseksi kysy itseltäsi, mitä konkreettista toimenpidettä seuraavaksi tarvitaan esim. tutustuminen netissä eri taloushallintaohjelmistoihin.
Parin minuutin sääntö on hyvä ohje. Jos projekti kestää alle pari minuuttia, tee se heti tai delegoi se eteenpäin sille, joka on sopivin henkilö sen tekemään. Mikäli tehtävään eli projektiin menee yli pari minuuttia, siirrä se eteenpäin. Merkitse se tällöin muistiin yhteen tai useampaan tulevien tehtävien listaan.
Listaa projektilistalle asiat, jotka vaativat enemmän kuin yhden toimenpiteen. Muussa tapauksessa asia jää kuormittamaan lyhytkestoista muistiasi. Projektien sivutuotteena syntyy usein muuta tietoa, koska itse projektilista on vain hakemisto. Varsinainen projektin tukiaineisto tulee säilöä kansioihin, tiedostoihin tai muistikirjoihin.
Kirjaa kalenteriisi vain toimenpiteet, jotka on tehtävä tiettynä ajankohtana ja mahdollisimman pian. Kirjaa jatkotoimenpidelistaan kaikki yli pari minuuttia vievät ei-delegoitavat asiat. Merkitse odotuslistaasi asiat, joita odotat muiden tekevän. Mikäli jatkotoimenpidelistallasi on 20-30 asiaa, yksi lista riittää. Jos taas noin 50-200 asiaa, tee listaan alakategorioita kuten puhelut tai kysymykset esim. kirjanpitäjälle.
Ota rutiiniksi käydä joka viikko läpi kaikki meneillään olevat projektit ja keskeneräiset tehtävät. Se tekee päätöksen teosta tehokkaampaa. Tarkista kalenterista tärkeimmät asiat sekä jatkotoimenpidelista. Mikäli on ylimääräistä aikaa, tartu johonkin listan asiaan. Tarkista projektilistat, odotuslistasi sekä “joskus/ehkä”-listasi sellaisin väliajoin, että ne eivät kuormita mieltäsi eli suunnilleen kerran viikossa.
Hallinnan tunteen saavuttamiseksi joutuu elämässä usein tekemään ensin ponnisteluja, mutta se kannattaa. Tehokkaan organisoinnin jälkeen yrittäjän mieli lepää ja tilaa jää myös luovuudelle sekä vapaa-ajalle.
Lähde: David Allen: Kerralla valmista. 2001.
